Recrutons 1 Assistant(e) administratif(ve) et de communication

Nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et de Communication pour rejoindre notre équipe.

Poste en 2 volets :

• Volet Secrétariat administratif et Logistique : 60 % du temps
• Volet Communication et Collaboration avec les autres salariées : 40 % du temps

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Missions :

Volet Secrétariat administratif et Logistique (60 % du temps)

• Gestion du courrier postal et mail entrant et sortant, des appels téléphoniques et de l’accueil physique ;
• Organisation et préparation des réunions : Assemblées générales (AG), Bureaux, Groupes de travail (GT)… ;
• Établissement des fiches de frais du Président et de la Vice-présidente (et, ponctuellement, des autres administrateurs) ;
• Mise à jour des Agendas partagés du Président, de la Vice-présidente et des autres administrateurs ;
• Gestion de l’intendance du bureau : Courses de petits achats, Prise de RDV pour petits travaux, syndic de copropriétaires de l’immeuble, Contrats des petits matériels et accessoires (téléphone portable…), Relations prestataires et fournisseurs ;
• Mise en forme des comptes-rendus et courriers à partir des prises de notes des administrateurs et salariées ;
• Actualisation du Document unique regroupant toutes les procédures de gestion ;
• Archivages papier et numériques.

Volet Communication et Collaboration avec les autres salariées (40 % du temps)

• Appui à la Secrétaire-comptable (basée à Brest) : Transmission à Brest et classement à Rennes des documents comptables et des justificatifs de recettes et de dépenses : devis, factures, chèques, notes de frais et indemnités, documents de gestion sociale, lettres de mission, procès-verbaux (PV) de réunions (AG et Bureaux), comptes-rendus de projets impliquant un financement de l’URPS ;
• Cocréation et Relecture des campagnes de communication de l’URPS sur les Réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn) et les sites internet URPS CDLB et inter-URPS ;
• Corédaction et Relecture des présentations diaporamas, rapports d’activité, bulletins annuels, newsletters mail et annuaire des mandants ;
• Participation à l’organisation des évènements et projets de l’URPS et de l’inter-URPS : demandes de devis, échanges avec les prestataires… ;
• Échanges avec les secrétariats des autres URPS et de l’inter-URPS : suivi des facturation, formations, … ;
• Veille sur l’actualité des autres URPS CD et de la profession de chirurgien-dentiste (Agence Régionale de Santé ARS, Légifrance, juridique, événementiel, …).

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Diplôme requis :

• Bac pro / Bac technologique / BTS / DUT / Licence préparant aux métiers du Secrétariat / Assistance de direction / Gestion administrative / Communication.
• VAE possible (Validation des acquis de l’expérience).

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Compétences requises :

Savoir :

• Volet Secrétariat : solides compétences de gestion administrative : secrétariat d’une association, maîtrise des outils Gmail, Google Drive, Microsoft (Word, Excel, PowerPoint), Doodle et Framadate, Internet / Chrome, sites WordPress, logiciel Zoom, outil de mailing Brevo (ex-SendinBlue) ;
• Capacité à rédiger et prendre des notes : très bonne maîtrise de la langue française écrite et orale ;
• Volet Communication : maîtrise des nouveaux canaux de communication (outil de création graphique Canva, publications efficientes sur Facebook, Instagram, LinkedIn, …).

Savoir-faire :

• Planification de campagnes de communication (Facebook, Instagram, mails, newsletters par mail) ;
• Organisation d’Assemblées générales et évènements (convocations, ODJ, réservations de repas, de billets de train, invitations, relances, location de salles, de matériels…).

Savoir-être :

• Très organisé(e) et méthodique ; Grande polyvalence ;
• Gestion des priorités et sens de l’anticipation ; Faculté à gérer le stress dans l’urgence ;
• Esprit d’équipe et implication professionnelle ; Stabilité dans le poste ;
• Sens du relationnel, discrétion, courtoisie dans les réponses aux interlocuteurs.

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Spécificités du poste :

• CDI à temps plein (35 heures par semaine) à Rennes (République) ;
• Horaires de bureau répartis sur 5 jours par semaine du lundi matin au vendredi soir ;
• 2 à 3 fois par an, horaires étendus pour nécessité de service lors des AG, récupérés ensuite ;
• Possibilité d’une journée de télétravail (après la période d’essai) ;
• Période d’essai de 2 mois renouvelable 1 fois

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Rémunération et indemnisation :

• Salaire mensuel brut : 2449 € ;
• Titre de transport en commun et Mutuelle salariale obligatoire pris en charge à 50 % par l’URPS.

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Période de recrutement :

• Réception des candidatures complètes (CV + Lettre de motivation) jusqu’au lundi 13 mai 2024 à 12h00 à l’adresse en précisant dans l’objet du mail : « Recrutement – Prénom NOM » ;
• Date d’entretiens : le jeudi 16 mai 2024 en matinée à Rennes ;
• Prise de poste : Courant juin 2024.

Voir le PDF de la fiche de poste : https://www.urpscdlb.bzh/wp-content/uploads/2024/04/URPS-CDLB-Fiche-de-poste-Recrutement-Assistant-Administratif-et-de-Communication-Mai-2024-30.04-vf.pdf