Recrutons 1 Assistant(e) administratif(ve) et de communication

Nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et de Communication pour rejoindre notre équipe.

Poste en 2 volets :

Missions :

Volet Secrétariat administratif et Logistique (60 % du temps)

Gestion du courrier postal et mail entrant et sortant, des appels téléphoniques et de l’accueil physique ;
Organisation et préparation des réunions : Assemblées générales (AG), Bureaux, Groupes de travail (GT)… ;
Établissement des fiches de frais du Président et de la Vice-présidente (et, ponctuellement, des autres administrateurs) ;
Mise à jour des Agendas partagés du Président, de la Vice-présidente et des autres administrateurs ;
Gestion de l’intendance du bureau : Courses de petits achats, Prise de RDV pour petits travaux, syndic de copropriétaires de l’immeuble, Contrats des petits matériels et accessoires (téléphone portable…), Relations prestataires et fournisseurs ;
Mise en forme des comptes-rendus et courriers à partir des prises de notes des administrateurs et salariées ;
Actualisation du Document unique regroupant toutes les procédures de gestion ;
Archivages papier et numériques.

Volet Communication et Collaboration avec les autres salariées (40 % du temps)

Appui à la Secrétaire-comptable (basée à Brest) : Transmission à Brest et classement à Rennes des documents comptables et des justificatifs de recettes et de dépenses : devis, factures, chèques, notes de frais et indemnités, documents de gestion sociale, lettres de mission, procès-verbaux (PV) de réunions (AG et Bureaux), comptes-rendus de projets impliquant un financement de l’URPS ;
Cocréation et Relecture des campagnes de communication de l’URPS sur les Réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn) et les sites internet URPS CDLB et inter-URPS ;
Corédaction et Relecture des présentations diaporamas, rapports d’activité, bulletins annuels, newsletters mail et annuaire des mandants ;
Participation à l’organisation des évènements et projets de l’URPS et de l’inter-URPS : demandes de devis, échanges avec les prestataires… ;
Échanges avec les secrétariats des autres URPS et de l’inter-URPS : suivi des facturation, formations, … ;
Veille sur l’actualité des autres URPS CD et de la profession de chirurgien-dentiste (Agence Régionale de Santé ARS, Légifrance, juridique, événementiel, …).

Diplôme requis :

Bac pro / Bac technologique / BTS / DUT / Licence préparant aux métiers du Secrétariat / Assistance de direction / Gestion administrative / Communication.
VAE possible (Validation des acquis de l’expérience).

Compétences requises :

Savoir :

Volet Secrétariat : solides compétences de gestion administrative : secrétariat d’une association, maîtrise des outils Gmail, Google Drive, Microsoft (Word, Excel, PowerPoint), Doodle et Framadate, Internet / Chrome, sites WordPress, logiciel Zoom, outil de mailing Brevo (ex-SendinBlue) ;
Capacité à rédiger et prendre des notes : très bonne maîtrise de la langue française écrite et orale ;
Volet Communication : maîtrise des nouveaux canaux de communication (outil de création graphique Canva, publications efficientes sur Facebook, Instagram, LinkedIn, …).

Savoir-faire :

Planification de campagnes de communication (Facebook, Instagram, mails, newsletters par mail) ;
Organisation d’Assemblées générales et évènements (convocations, ODJ, réservations de repas, de billets de train, invitations, relances, location de salles, de matériels…).

Savoir-être :

Très organisé(e) et méthodique ; Grande polyvalence ;
Gestion des priorités et sens de l’anticipation ; Faculté à gérer le stress dans l’urgence ;
Esprit d’équipe et implication professionnelle ; Stabilité dans le poste ;
Sens du relationnel, discrétion, courtoisie dans les réponses aux interlocuteurs.

Spécificités du poste :

CDI à temps plein (35 heures par semaine) à Rennes (République) ;
Horaires de bureau répartis sur 5 jours par semaine du lundi matin au vendredi soir ;
2 à 3 fois par an, horaires étendus pour nécessité de service lors des AG, récupérés ensuite ;
Possibilité d’une journée de télétravail (après la période d’essai) ;
Période d’essai de 2 mois renouvelable 1 fois

Rémunération et indemnisation :

Salaire mensuel brut : 2449 € ;
Titre de transport en commun et Mutuelle salariale obligatoire pris en charge à 50 % par l’URPS.

Période de recrutement :

Réception des candidatures complètes (CV + Lettre de motivation) jusqu’au lundi 13 mai 2024 à 12h00 à l’adresse en précisant dans l’objet du mail : « Recrutement – Prénom NOM » ;
Date d’entretiens : le jeudi 16 mai 2024 en matinée à Rennes ;
Prise de poste : Courant juin 2024.

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